Photo in ấn là hoạt động không thể thiếu vắng trong các trường học. Với nhu cầu cần photo số lượng lớn mỗi ngày từ rất nhiều bộ phận. Việc trang bị ngay một chiếc máy photocopy là điều vô cùng cần thiết. Tuy nhiên nên cân nhắc cẩn thận giữa mua hay thuê máy photocopy để tiết kiệm chi phí. Những tiêu chí đánh giá so sánh dưới đây sẽ giúp trường học có được sự lựa chọn tốt nhất.
Vai trò của máy photocopy trong trường học ngày nay
Máy photocopy không chỉ là thiết bị được sử dụng phổ biến trong các văn phòng. Mà tại các trường học hiện nay, chức năng phục vụ in ấn, sao lưu là không thể thiếu. Vai trò của máy photocopy trong trường học là:
In ấn đề thi, sao chép tài liệu, giáo án trong học tập nhanh chóng. Học sinh sẽ không bị bỏ lỡ bất cứ bài học nào mà giáo viên truyền tải. Tiết kiệm chi phí và thời gian cho giáo viên so với việc đi phot ở ngoài.
Với nhà quản lý, máy photo tạo bản sao lưu tài liệu và các thông tin nhanh chóng. Photo lưu trữ các loại sổ sách, hồ sơ của học sinh từng lớp, từng khóa. Hỗ trợ sao chép dễ dàng những văn bản, thông báo của nhà trường gửi đến học sinh. Phân bổ thông tin đến mọi bộ phận một cách nhanh chóng và kịp thời nhất.
Ưu điểm khi mua mới và thuê máy photocopy trường học
Mua mới và thuê máy photocopy trường học là hai phương án lựa chọn phổ biến. Mỗi loại hình có những đặc điểm riêng phù hợp cho sự lựa chọn của từng trường học khác nhau.
Ưu điểm khi mua máy
- Là việc bỏ ra chi phí lớn để mua sắm đầu tư ban đầu
- Trường học được sở hữu sản phẩm vĩnh viễn, không mất chi phí hàng tháng
- Chế độ bảo hành thường trong khoảng thời gian 1 năm
- Cần bảo hành, bảo dưỡng định kỳ và thay mới nếu có lỗi hỏng hóc
- Khó nâng cấp tính năng khi cần thiết
Ưu điểm khi thuê máy photo
- Không bỏ cần bỏ số tiền lớn đầu tư, chỉ cần tìm đến dịch vụ cho thuê máy photo
- Phải mất chi phí thuê hàng tháng
- Người thuê được sở hữu máy tạm thời theo hợp đồng
- Chế độ bảo hành, bảo dưỡng trọn đời
- Có thể nâng cấp sản phẩm theo nhu cầu
- Được hỗ trợ nếu sản phẩm có hỏng hóc
- Được hỗ trợ bảo dưỡng định kỳ
Nên mua hay thuê máy photocopy cho trường học – Những tiêu chí đánh giá
Xoay quanh việc nên mua hay thuê máy photocopy cho trường học, nhiều đơn vị vẫn còn băn khoăn. Để tiết kiệm chi phí và hài lòng trong quá trình sử dụng cần dựa vào các tiêu chí sau:
Tiêu chí về vốn đầu tư ban đầu
Đối với việc mua máy mới, trường học có thể chọn các loại máy có giá thành khác nhau. Công suất và tiện ích hoạt động cũng khác nhau tùy dòng máy. Mức giá máy mới không hề rẻ, nhất là với những dòng máy đa năng. Giá sản phẩm phải vài chục triệu đồng/ chiếc thậm chí hơn. Với kinh phí trường học hạn hẹp, kinh phí này không phải là nhỏ. Tuy nhiên, nếu không sử dụng tần suất cao, bạn có thể cân nhắc những dòng máy photocopy mini.
Đối với thuê máy photocopy cho trường học, bạn sẽ không phải bỏ chi phí đầu tư ban đầu. Trường học chỉ cần trả một số tiền nhỏ từ 500.000 đồng – 800.000 đồng mỗi tháng. Tiết kiệm chi phí, lại được lựa chọn dòng máy photo phù hợp với nhu cầu sử dụng.
Tiêu chí về chi phí sử dụng máy hàng tháng, sửa chữa, bảo hành máy khi hỏng hóc
Dù bỏ ra khoản tiền không nhỏ vào đầu tư mua máy photo mới cho trường học. Chất lượng photo cũng rất tốt. Tuy nhiên đổi lại hàng tháng lại không phải mất phí thuê máy. Tuy nhiên bất cập đến từ việc phải chi các khoản phí như tiền bảo dưỡng, chi phí đổ mực in. Việc mua máy mới chắc chắn sẽ có mức phí chồng phí trong quá trình sử dụng. Chưa kể là máy hỏng hóc cần phải tốn chi phí thuê dịch vụ sửa chữa. Thậm chí phải thay mới nếu không thể sử dụng được.
Nếu thuê máy photocopy cho trường học, bạn phải trả chi hàng tháng thuê máy. Khi bạn sử dụng dịch vụ cho thuê máy photo giá rẻ thì chi phí đó rơi vào khoảng từ vài trăm đến 1 triệu đồng. Tuy vậy, chi phí bảo dưỡng máy móc, đổ mực máy in người thuê không cần chi trả. Được hỗ trợ kỹ thuật 24/7 nếu máy photo xảy ra trục trặc. Không mất phí sửa chữa mà chỉ mất chi phí mua giấy photo.
Tiêu chí về nâng cấp công nghệ, chi phí hao mòn
Quá trình sử dụng máy photo lâu dài chắc chắn sẽ có sự hao mòn. Khi xác định mua máy là trường học phải chấp nhận sự hao mòn này. Có thể máy sẽ bị lỗi thời chỉ sau một vài năm sử dụng mà rất khó để nâng cấp. Chỉ có đem thanh lý lại và khoản hao mòn này lại không nhỏ. Phí hao mòn có thể lên đến 70% giá trị ban đầu khi mua.
Trong khi thuê máy, khách hàng được quyền yêu cầu hỗ trợ nâng cấp dễ dàng. Một khi máy thuê đang dùng tính năng không đáp ứng tốt công việc. Trường học có quyền yêu cầu đổi máy khác có tính năng hiện đại hơn. Công suất máy đảm bảo hoạt động tốt hơn, phù hợp với nhu cầu hiện tại. Chi phí nâng cấp đương nhiên là bằng 0. Đây chính là ưu điểm tuyệt vời so với việc mua máy photocopy cho trường học.
Tiêu chí về quyền hạn sử dụng máy
Điểm cộng khi mua máy photocopy cho trường học chính là toàn quyền làm chủ. Tự quyết định việc sử dụng máy như thế nào, không chịu đền bù nếu có mất mát xảy ra. Còn thuê máy photo thì đơn vị cho thuê có thể thanh lý hợp đồng sau khi hết hạn. Có thể gia hạn lại nếu muốn thuê và sử dụng tiếp. Quyền sở hữu không phải vô hạn nhưng thuê thời gian dài cũng được xem là chủ nhân sử hữu. Đặc biệt khi thuê máy, các trường học sẽ được phục vụ một cách tận tình. Máy hỏng, cần thay mực, cần bảo dưỡng…chỉ cần gọi là có ngay. Không lo làm gián đoạn công việc, phục vụ hiệu quả nhất cho công việc của mình.
Kết luận
Nên mua hay thuê máy photo cho trường học, chắc chắn quý cơ quan đã có câu trả lời. Có thể nói mỗi hình thức lại mang đến mỗi ưu và nhược điểm riêng. Qua những phân tích đánh giá nói trên, chúng ta thấy được ưu điểm thiên về thuê máy. Với đơn vị như trường học nên áp dụng hình thức thuê máy photocopy để tiết kiệm chi phí đầu tư. Một vài địa chỉ uy tín cho thuê máy in, máy photo bạn có thể tham khảo như: HungPhucKhang, ThienPhu, PhtocopyRicoh,… Hơn nữa lại còn được tư vấn, hỗ trợ sử dụng hài lòng nhất khi chọn và sử dụng. Hãy lựa chọn cho mình một dịch vụ cho thuê máy photocopy uy tín, có tiếng. Xem xét sự đánh giá tốt từ phía người dùng để có được trải nghiệm dịch vụ tốt nhất.
